ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ÁREA DE GASTRONOMÍA

FUNCIONARIO	ÁREA	RESPONSABILIDADES
Emilio Jiménez	Directiva	·         Aprobar planes, proyectos, recursos. ·         Verificar si se cumple con lo establecido. ·         Tomar  decisiones correctivas y preventivas. ·         Dar el visto bueno en cualquier decisión. ·         Servir como soporte fuerte de información a la junta directiva o consejo de administración ·         Planear políticas relacionadas al desempeño de la organización. ·         Administrar  los recursos financieros ·         Manejar el talento humano y delegar funciones a nivel general ·         Implementar una cultura organizacional ·         Saber y conocer el manejo del producto o servicio que tenga la empresa
Juan Rodríguez	Directiva	·         Verificar si se cumple con lo establecido. ·         Tomar  decisiones correctivas y preventivas. ·         Supervisar ·         Manejar el talento humano y delegar funciones a nivel general ·         Implementar una cultura organizacional ·         Saber y conocer el manejo del producto o servicio que tenga la empresa

Fabián Acosta	Legal	·         Defender los intereses de la  empresa en todo tipo de procedimientos judiciales. ·         Estudiar y resolver los problemas legales relacionados con la empresa, sus contratos, convenios y normas legales. ·         Emitir informes jurídicos sobre las distintas áreas de la empresa. ·         Negociar y redactar contratos. ·         Asesorar la empresa en materia fiscal, preparando todo tipo de declaraciones y obligaciones fiscales y tributarias. ·         Intervenir en todo tipo de negociaciones laborales. ·         Asesora en materia de derecho empresarial y ambiental
David Pantoja	Productiva	·         Vigilar y supervisar a los cocineros. ·         Entregar informes de insumos, gastos y proveedores. ·         Velar por la calidad y el funcionamiento del servicio ·         Distribuir el trabajo en la cocina ·         Enseñar, aclarar, informar y dar explicaciones de los trabajos a realizar ·         Confeccionar menús y cartas ·         Realizar la lista de compras de la minuta ·         Informar a la dirección de los promedios obtenidos en la salida de existencias ·         Vigilar el cumplimiento de las medidas legales, tanto en el personal, como en las instalaciones o en el manejo de los equipos

Andrea Díaz	Documental	·         Radicar ·         Recibir ·         Archivar ·         Indexar los expedientes, y la elaboración de procedimientos para llevar a cabo tareas con los documentos. ·         Preparar los procedimientos establecidos en la presentación, recuperación y copia de documentación de archivos. ·         Introducir datos en línea a los expedientes y otras bases de datos. ·         Corregir y editar  los documentos archivados. ·         Preparar documentos para la digitalización, incluyendo la detección de documentos, y el etiquetado de los metadatos de los archivos que van a ser escaneados
Luis Suarez	Contable	·         Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de conformidad con el plan de cuentas establecido para Fondos de Empleados. ·         Llevar los libros mayores de acuerdo con la técnica contable y los auxiliares necesarios, de conformidad con lo establecido por la SIES. ·         Preparar y presentar informes sobre la situación financiera del área de gastronomía que exijan los entes de control y mensualmente entregar al subdirector, un balance de comprobación. ·         Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden municipal y nacional, a los cuales el Fondo de Empleados esté obligado. ·         Asesorar a la Junta Directiva en asuntos relacionados con el cargo, así como a toda la organización en materia de control interno.

Clara Caicedo

Ambiental

·         Elaborar, revisar y actualizar de acuerdo a los procedimientos establecidos las matrices de aspectos e impactos ambientales del área de gastronomía. ·         Formular e implementar las medidas de intervención necesarias para minimizar o eliminar las causas de las desviaciones encontradas en materia ambiental. ·         Formular programas, objetivos y metas coherentes con la identificación de aspectos e impactos ambientales y resultados de su valoración; así como también, la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales asociados, asumiendo el liderazgo de los mismos. ·         Brindar asesoría y acompañamiento a los diferentes procesos ante la identificación de aspectos e impactos ambientales, reporte e investigación de incidentes ambientales y otros aspectos técnicos que se requieran, relacionados a la gestión ambiental. ·         Diseñar e implementar controles operacionales ambientales y acciones apropiadas en relación a la magnitud de los problemas e impactos ambientales encontrados y comunicarlos según los procedimientos y requisitos legales establecidos. ·         Mantener actualizada y disponible la información ambiental del área de gastronomía, ante cualquier requerimiento por parte de la Autoridad competente o Nivel Directivo. ·         Atender a requerimientos, solicitudes y quejas de servidores, usuarios y demás partes interesadas en materia ambiental.

Pedro Pérez

Operacional

·         Planificar las actividades del personal a su cargo. ·         Asignar las actividades al personal a su cargo. ·         Coordinar y supervisar los trabajos de instalación de sistemas de tuberías de aguas blancas, negras, desagües, etc. ·         Supervisar el mantenimiento de las instalaciones. ·         Ordenar y supervisar la reparación de equipos. ·         Estimar el tiempo y los materiales necesarios para realizar las labores de mantenimiento y reparaciones. ·         Elaborar notas de pedidos de materiales y repuestos. ·         Suministrar al personal los materiales y equipos necesarios para realizar las tareas asignadas. ·         Rendir información al jefe inmediato, del mantenimiento y las reparaciones realizadas. ·         Efectuar inspecciones de las instalaciones para detectar fallas y recomendar las reparaciones pertinentes. ·         Planificar, coordinar y controlar el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos y sistemas eléctricos, electrónicos y/o mecánicos. ·         Controlar el mantenimiento y las reparaciones realizadas. ·         Controlar las horas de sobretiempo de los trabajadores. ·         Controlar y registrar la asistencia y permiso del personal a su cargo. ·         Inspeccionar el progreso, calidad y cantidad de trabajos ejecutados. ·         Supervisar y controla el personal a su cargo. ·         Evaluar el personal a su cargo. ·         Detectar fallas, dificultades y/o problemas que se presenten durante la ejecución del trabajo y decide la mejor solución.

·         Es pertinente conocer la versión del documento para ello se deberá marcar cada documento en la parte superior derecha del encabezado con el número de versión, la fecha y también el código, incluyendo el número de página.

·         Para asegurarse de que los documentos permanezcan legibles y sean fáciles de utilizar se usa la Norma GTC 185, para regular la documentación, en la cual se establecen unos parámetros a seguir, como:

v  Márgenes

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo 3 cm y 4 cm

Lateral derecho 2 cm y 3 cm

v  Fuente

Letra: Arial

Tamaño: de 10 a 12

Se sugiere no utilizar negrilla

v  Encabezado y pie de pagina

Se recomienda dejar un margen superior de entre 3 cm y 4 cm, que corresponde al encabezado (del procesador del texto o computador) este espacio es para la razón social de la organización a la cual pertenece el documento que se va a presentar así mismo, para el margen inferior se dejan entre 2 cm y 3 cm, desde el borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de página.

v  Cuerpo o texto

Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa sencilla y Cortez.

v  Interlineado: El Interlineado debe ir entre 1,0 y 1,15 cuando haya punto aparte se deberán hacer dos interlineas

·         Control de documentos externos

La documentación externa debe ser identificada y  de esta manera se puede actualizar, acoplándose ya sea a los nuevos parámetros o requerimientos exigidos que se deberán cumplir.

Se deberá contar con una tabla que valide los procesos de entrada y tramite de un documento externo de este modo:

v    Documentos obsoletos

Cada destinatario se responsabiliza de archivar adecuadamente la edición ordenada de todos los documentos que se reciban, así como la destrucción de la documentación obsoleta. Cuando corresponda a una actualización, se debe reemplazar el documento existente en el sistema.

Para que la documentación  no sea obsoleta tiene que haber una buena estructura, además la información plasmada en el documento debe estar con la debida actualización parámetros a seguir y darle un debido cumplimiento. La eliminación o actualización de documentos en ningún momento debe modificarse sin ninguna autorización.

TIPO DE REQUISITO	CÓDIGO
Alcance	Al
Política	Po
Planificación	Pla
Implementación y Operación	IO
Control de Documentos	CD
Control Operacional	CO
Verificación	Ve

v     Se debe verificar la vigencia de los documentos, es por ello que la versión de cada documento debe aparecer siempre, además se emplea una codificación para evitar  la confusión con otros procesos. Y hacer más fácil y preciso el control de documentos.

TIPO DE DOCUMENTO	CÓDIGO
Procedimiento	Pr
Manual	M
Guía	G
Instructivo	I
Formato	F
Plan	Pl
Matriz	Ma
Documento	Doc
Tabla	T
Diagrama de Flujo	DF

v  RESPONSABLES

 Según cada proceso existen personas a cargo, quienes realizar las actividades definidas en la estructura jerárquica de la empresa, como la implementación, ejecución y control. Los responsables son quienes firman, y se encargan de realizar los respectivos trámites.